Відкритість влади у дії: У Тернополі завершено запуск нової системи електронного документообігу

Розпорядженням Сергія Надала, міського голови м. Тернополя, на початку квітня 2018 року було введено в експлуатацію автоматизовану систему електронного документообігу «SX-Government» від компанії Soft Xpansion Ukraine. Відтак понад 450 працівників Тернопільської міської ради отримали доступ до електронних кабінетів користувачів, що є ключовими елементами системи і дозволяють переглядати необхідну робочу документацію, завдання та доручення.

Нова СЕД – це електронний прорив

Наразі роботу над проектом завершено – реалізовано всі заплановані заходи, проведено навчання користувачів системи, здійснено пілотну експлуатацію системи з додатковим налаштуванням під потреби замовника.

«Система працює в штатному режимі, забезпечуючи повноцінну роботу всіх структурних підрозділів Тернопільської міської ради. Лише протягом першого тижня експлуатації СЕД оброблено понад 400 електронних документів, що свідчить про потужні можливості системи щодо прискорення документообігу і підвищення якості обслуговування громадян», – прокоментували у мерії.

Масштабний проект з упровадження СЕД для Тернопільської міської ради тривав понад півроку і охопив автоматизацію всіх процесів діловодства та документообігу. Протягом періоду його реалізації командою Soft Xpansion Ukraine було налаштовано процеси обробки вхідної, вихідної та внутрішньої документації, включаючи розпорядження, протокольні доручення, витяги з протоколів, службові та доповідні записки й багато іншої документації. Для надійного зберігання і швидкого пошуку необхідної інформації було впроваджено електронний архів документів. Налаштовано функції контролю виконання резолюцій, корпоративний календар подій, довідник кадрів тощо.

«Всі ці інструменти і функції не просто оптимізують окремі бізнес-процеси замовника. Завдяки їх інтеграції і синхронізації з іншими робочими підсистемами вони утворюють єдиний прозорий і контрольований механізм для ефективної взаємодії місцевої влади, громади і бізнесу, – підкреслює Едуард Продєдович, генеральний директор компанії Soft Xpansion Ukraine. – В свою чергу, гармонізація відносин між державою і громадянами є однією з обов’язкових передумов для забезпечення підвищення якості життя в Україні».

Відкритість влади – це довіра до місцевого самоврядування

Нагадаємо, як заявив міський голова Сергій Надал, Тернопіль став одним із перших міст в Україні, де почала діяти система Prozorro.Продажі для проведення торгів із закупівлі послуг і товарів для потреб міста.

«Чому це так важливо? По-перше, це відкритість влади та спрощення роботи для бізнесу. По-друге, це викорінення навіть натяку на корупцію. Адже все відбувається через електронну систему, практично виключається людський фактор. Таким чином, ми ще більше підвищуємо довіру до органів місцевого самоврядування, як з боку інвестора, так і з боку людей», – підкреслив Сергій Надал.

Тернопіль почав активно запроваджувати принципи прямого народовладдя та відкритості перед громадою. Як наслідок, за впровадження системи відкритості влади та залучення громади до управління містом, Тернопіль є лідером серед великих та середніх міст України.

Мерія Тернополя відкрита перед громадою

Істинним партнерам немає чого приховувати один від одного. Цей принцип активно впроваджується в Тернополі у взаємосистемі «мерія-городяни». Саме тому у місті діє вдосталь сервісів, які свідчать про відкритість влади. Наприклад:

1. У Тернополі було відкрито офіційні сторінки відповідних управлінь у мережі Facebook, де кожен бажаючий у простий і зручний для себе спосіб може, як отримати інформацію, так і повідомити про проблему.
2. Тернопіль одним з перших приєднався до системи «Відкрите місто», яка дозволяє збирати та аналізувати інформацію про конкретні господарські проблеми і оперативно вирішувати такі проблеми.
3. Ініціатива «Відкритий бюджет», де у простій візуальній формі розповідається про складне, тобто про те, які доходи та витрати Тернополя.
4. Автоматизована система електронного документообігу дозволяє економити близько 28% коштів, які раніше витрачалися на «паперову тяганину».
5. Діє автоматизована система управління відображення муніципальних даних, де у зручній формі можна знайти інформацію цікаву для підприємця, тернополян та гостей міста. Доповнює таку візуалізацію унікальна система централізованого відеоспостереження, що включає у свою мережу майже 400 вебкамер, котрі передають зображення в режимі «online». Часто саме ця система дозволяє оперативно реагувати на безпекові відгуки.
6. Система електронних петицій, електронної черги у дитячі садки, відстеження руху громадського транспорту у реальному часі, дистанційна оплата комунальних послуг, зони вільного доступу до Інтернет у громадському транспорті та публічних місцях – це далеко неповний перелік невеликих елементів того, що сприяє відкритості влади, дозволяє кожному управлінцю чути свою громаду і швидко реагувати на її потреби.

Також у місті діють такий важливий інститут прямого народовладдя як громадський бюджет, коли частина міського бюджету розподіляється на проекти представників громади Тернополя. Більшість цих проектів запроваджувалися на безкоштовній основі, або за співфінансування наших західних партнерів.

Віра Сотник